فکر کنید رویدادهای بزرگ چه ویژگی‌های مشترکی دارند: تدارکات بی‌عیب و نقص، ارتباطات قدرتمند، دستورالعمل‌های غنی، تجارب قدرتمند، و وب سایت‌های کارآمد.

حالا این لیست را بردارید و فکر کنید کدام مورد حداقل زمان و تلاش را نیاز دارد، آن‌را انتخاب کنید. بگذارید حدس بزنم. انتخاب شما این است: وب‌سایت‌های کارآمد.

معمولا شما یک پلت‌فرم یا نرم‌افزار خوب انتخاب می‌کنید، اطلاعات را وارد می‌کنید، و در آخر ماژول‌ها را سفارشی می‌کنید. به این صورت یک سایت همایش خواهید داشت. اگرچه، اگر می‌خواهید یک سایت همایش موفق بسازید، این‌ها کافی نیستند.

اولا، شما باید با استراتژی‌های برقراری ارتباط و ارتباطات آنلاین را با اهداف مورد نظر خود برای دستیابی سازماندهی رویداد، هماهنگ کنید. دوما، شما باید بدانید اطلاعاتی را که در وب‌سایت منتشر می‌کنید را چگونه به‌طور موثر سازماندهی کنید. و سوم اینکه شما باید روانشناسی کاربر خود را درک کنید و به آن‌ها در حین کاوش در سایت عمل کنید (مانند ثبت نام برای رویداد).

در اینجا به برخی از مراحل قبل از ساخت وب‌سایت که باید برای رویداد خود در نظر بگیرید، اشاره شده است.

1: طراحی یک استراتژی ارتباطی قدرتمند

شما یک سایت رویداد را ایجاد نمی‌کنید، چون آن مرسوم است و یا چون همه این کار را می‌کنند. شما این کار را انجام می‌دهید زیرا این یک بخش ضروری از استراتژی ارتباطات رویداد شما است.

آیا شما یک وب‌سایت دارید؟ اگر نه، سؤالات زیر را از خود بپرسید:

شرکت‌کنندگان بالقوه چه کسانی هستند و چگونه می‌توانم به آن‌ها دسترسی پیدا کنم؟

آیا می‌خواهم مخاطب جدید جذب کنم؟

آیا این رویداد منحصر‌‌به‌فرد است یا دارای یک دوره زمانی خاصی است؟

آیا می‌خواهم آنچه را که در نسخه‌های قبلی انجام دادم را منعکس کنم؟ اگر چنین است، چرا؟

پاسخ به این و سؤالات دیگر تصمیمات طراحی و محتوا در هنگام تنظیم سایت را تعیین خواهد کرد.

 

 

2: تمرکز بر تجربه دیجیتال شرکت‌کنندگان (بالقوه)

با توجه به مطالعات اخیر، 38 درصد از مردم با وب‌سایت‌های رویدادی که محتوا یا طرح غیرقابل توجه داشته باشند درگیر نمی‌شوند. بنابراین وب‌سایت غیراستاندارد ایجاد نکنید.

اطمینان حاصل کنید که سایت شما یک تجربه‌دلپذیر برای کاربر فراهم می‌کند. داد‌ه‌های مهم را پشت چند کلیک پنهان نکنید. در صورت امکان، یک منوی کوتاه داشته باشید. دسترسی برای پیدا کردن اطلاعات لازم را برای افراد، آسان کنید. از عناصر بصری برای افزایش انتقال پیام‌ها، استفاده کنید.

و البته، مطمئن شوید که در موبایل ریسپانسیو است.

 

 

3: تمام اطلاعات لازم را تهیه کنید

فقدان اطلاعات مهم می‌تواند موجب دردسر و ناامیدی یک شرکت‌کننده بالقوه شود و حتی ممکن است بر تصمیم وی مبنی بر عدم حضور در آن تاثیر بگذارد.

به عنوان مثال، همان‌طور که در یک مطالعه نشان داده شده است، 44 درصد از بازدیدکنندگان وب‌سایت در صورت عدم وجود اطلاعات تماس، سایت را ترک خواهند کرد.

لیستی از موارد مهم را که شرکت‌کنندگان باید در مورد رویداد خود بدانند، آماده کنید. معمولا این فهرست شامل تاریخ، محل برگزاری و مکان آن، شرح مختصری از رویداد، دستور کار برنامه و سخنرانان، جزئیات سفر و اقامت (در صورت لزوم) و حامیان مالی (در صورت وجود) است.

 

 

4: با تعیین جزئیات، از شک و تردید اجتناب کنید

پس از انتشار اطلاعات رویداد خود، در صورت وجود بخشی از وب‌سایت که ممکن است نامشخص باشد یا ممکن است سردرگمی ایجاد کند، کمی وقت برای تجزیه و تحلیل آن بگذارید.

اگر محل برگزاری چندین اتاق برای ارائه دارد، آیا برنامه‌ای واضح وجود دارد که نشان دهد هر رویداد کجا برگزار می‌شود؟ یا، اگر شما در حال برنامه‌ریزی یک رویداد بین‌المللی هستید و سخنرانان از یک کشور دیگر هستند، مشخص شده است که ترجمه ارائه خواهد شد؟

تمام اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید و از ایجاد شک و تردید جلوگیری کنید.

5: یک تماس هوشمند برای شرکت کنندگان (بالقوه) طراحی کنید

یک تماس قدرتمند، بازدیدکنندگان سایت شما را به شرکت‌کنندگان تبدیل خواهد کرد.

توجه مخاطبان بالقوه خود را با یک تماس تلفنی به نفع خود هدایت کنید. چرا آن‌ها باید در رویداد شما شرکت کنند؟ یک متن واضح، کوتاه و در عین حال جهت‌دار برای بازدیدکنندگان سایت به‌منظور متقاعد ساختن آن‌ها برای ثبت نام در رویداد خود ، طراحی کنید.

همچنین، همانطور که نیل پاتل توضیح می‌دهد، "محدود کردن هر چیزی بهترین راه برای افزایش توان بالقوه آن است." بنابراین از شمارش معکوس برای ایجاد احساس اضطراب استفاده کنید یا مشخص کنید که محدودیتی برای حضور وجود دارد.

راهی سریع برای داشتن رویدادی موفق

زمان و تلاش مناسبی برای ساخت سایت همایش خود اختصاص دهید. این ابزار قدرتمند می‌تواند میزان شرکت‌کنندگان شما را افزایش دهد و به شما کمک کند تا تدارکات همایش را کنترل کنید. همچنین آن‌را جذاب، کاربرپسند و آسان برای پیگیری می‌کند. بر روی ارائه یک تجربه دیجیتال دلپذیر برای شرکت‌کنندگان (بالقوه) خود، کار کنید.