آیا می‌خواهید فرایند برنامه‌ریزی رویداد خود را ساده‌تر کنید؟
رویدادهای بزرگ با جزئیات زیاد برای هماهنگی می‌توانند پیچیده باشند. داشتن یک ایده واضح درباره اینکه به چه نقش‌هایی احتیاج دارید به شما کمک می‌کند تا یک کمیته بدون ایراد با نیروهای مناسب و در جای مناسب داشته باشید.
در اینجا یک راهنمای مربوط به انواع نقش‌هایی است که در کمیته‌تان نیاز خواهید داشت. بسته به اندازه رویداد و افرادی که در دسترس دارید، تصمیم می‌گیرید یک فرد یا یک تیم را برای پر کردن هر نقشی انتخاب کنید.
تدارکات
شخص تدارکات (یا تیم) این رویداد را از ابتدا تا پایان نظارت می‌کند. اگر می‌خواهید که این نقش را به بیش از یک نفر واگذار کنید، اطمینان حاصل کنید که با هم به خوبی کار می‌کنند و با هم رابطه نزدیکی دارند. فرد تدارکات باید دیدگاه سطح بالایی داشته باشد:
-تولید بودجه.
-تعیین صندلی کمیته.
-حفظ ارتباط با کارکنان.
برنامه‌ریز رویداد
برنامه‌ریز رویداد اطلاعات مربوط به رویداد را، خود مدیریت می‌کند. این شخص باید در مدیریت چندین کار همزمان و پیگیری با افراد خوب باشد:
-هماهنگی با تیم رویداد.
-قرارداد با فروشندگان.
-هماهنگی برای کارها.
-هماهنگی با پرسنل.
-انتخاب منو.
روابط عمومی و حمایت مالی
شما به یک فرد یا تیم با مهارت‌های ارتباطی عالی برای ایجاد ارتباط با حامیان شرکت‌های بزرگ و بستن قرارداد برای رویداد خود نیاز دارید:
-شناسایی حامیان احتمالی رویداد.
-ایجاد یک استراتژی برای به دست آوردن حامیان .
-ارائه مزایای وعده داده شده به حامیان مالی.
هماهنگ‌کننده داوطلب
بیشتر رویدادهای بزرگ بر ارتش داوطلبان تکیه می‌کنند تا موفق شوند. شما به کسی (یا یک تیم) احتیاج دارید که در کار با افراد و ایجاد انگیزه، حل مشکلات عالی باشد و به افراد کمک کند تا احساس کنند که آن‌ها بخشی از تیم هستند. وظایف این فرد:
-استخدام داوطلبان و دادن انرژی به آن‌ها
-کار کردن با تمام تیم رویداد
-مشخص کردن نیازهای داوطلبان و مشخص کردن چگونگی دیدار با آن‌ها
-برقراری ارتباط با داوطلبان
-سازماندهی و نمایندگی برای وظایف شبانه رویداد
رسانه‌ها / روابط عمومی
این شخص یا گروه برای صحبت کردن و شناساندن رویداد شما به بیرون مسئول هستند. آن‌ها باید خلاق باشند، درک کنند که نحوه کار رسانه‌ها چگونه است و حتی با ایده‌های جدید در مورد نحوه انتشار خبر به جذب افراد برای حضور در رویداد شما، کمک کنند:
-تصمیم‌گیری برای تبلیغ رویداد
-کار کردن با حامیان رسانه
-ایجاد خبرهای مطبوعاتی
-مدیریت روش‌های مختلف ارتباطی: تلویزیون، چاپ، وبسایت، ایمیل و رسانه‌های اجتماعی.
خریداری
برای برگزاری یک حراج موفقیت‌آمیز، شما نیاز دارید اقلام بسیار ارزشمند را خریداری کنید. این تیم مسئول جمع‌آوری و سازماندهی تمام موارد برای حراج است. آن‌ها باید خلاق باشند با ایده‌های خلاقانه و پایدار به کار خود بپردازند. وظایف این تیم شامل:
-ترتیب دادن یک مهمانی بزرگ به منظور شناسایی اقلامی برای اهدا.
-شناسایی و جمع‌آوری اقلام برای مزایده.
-ارسال نامه درخواست برای اهدا‌کنندگان بالقوه.
-ایجاد فرم اهدا برای ردیابی اقلام.
-بسته‌بندی اقلام برای مزایده.
-ارسال نامه‌های تشکر برای اهدا کنندگان اقلام.
تجربه مهمان / تیم ویژه
یک رویداد موفق، جایی است که همه اوقات خوبی را در آن سپری می‌کنند و در عین حال به هدفی که برای آن شرکت کردند هم می‌رسند. کار این تیم این است که مطمئن شوند تمام مهمانان یک تجربه مثبت داشته باشند. افرادی را انتخاب کنید که مهارت‌های عالی دارند و می‌توانند به خوبی جزئیات را مدیریت کنند. این کار همچنین می‌تواند شامل دکوراسیون هم باشد (در پاراگراف بعدی مطالعه کنید):
-ثبت‌نام شرکت‌کنندگان.
-ثبت‌نام مختصات.
-هماهنگی پذیرش، ورود و خروج.
-سازماندهی محل استقرار.
-استخدام عکاس.
دکوراسیون
بخشی از ایجاد حس خاص بودن در مهمانان، ایجاد یک محیط زیبا است. هنگامی که مهمانان ببینند که برای چیدمان محیط چقدر زمان گذاشتید، رویدادی را می‌بینند که می‌خواهند در آن شرکت کنند. افرادی را انتخاب کنید که هنرمند هستند و دوست دارند جزئیات را به‌درستی انجام دهند. وظایف این تیم شامل:
-تعیین دکوراسیون مناسب نسبت به موضوع شما.
-تعیین چیدمان میزها، کارت‌ها و وسایل روی میز.
دعوت نامه ها
شما یک روش زیبا برای دعوت کردن مردم به رویدادتان می‌خواهید؟ فردی با بهترین استعداد هنری و تداوم برای دنبال کردن مخاطبان را پیدا کنید. وظایف این تیم:
-طراحی دعوتنامه رویدادها.
-پست دعوت نامه‌های رویداد.
-پیگیری مهمانان.
سرگرمی / برنامه
شما می‌خواهید رویداد خود را زیبا، همچنین سرگرم‌کننده برگزار کنید. با انتخاب افرادی مناسب برای مسئولیت سرگرمی، مهمانان شما بی صبرانه منتظر بازگشت دوباره رویداد در سال آینده خواهند بود. افرادی را انتخاب کنید که درک خوبی از منافع و سلیقه مخاطبان دارند. این تیم هماهنگی‌های زیادی دارد، بنابراین باید در مدیریت جزئیات نیز مفید باشند:
-تعیین و قرارداد سرگرمی.
-کار با تیم تدارکات.
-انتخاب سرگرمی، تشریفات، سخنران مهمان.
-کار با تیم نورپردازی و صدا.
