هنگام سازماندهی یک رویداد، شما با بسیاری از تصمیمات مواجه می‌شوید. انتخاب محل برگزاری یک تصمیم است که بیشترین تاثیر را در رویداد شما خواهد داشت. تاریخ رویداد، گزینه‌های پذیرایی و تجارب دلپذیر شرکت‌کنندگان ... همه تا‌حدی تحت تاثیر مکان برگزاری شما قرار دارند.

آیا این برای شما ترسناک به نظر می‌رسد؟ شما مجبور نیستید که اینطور احساس کنید. اینجا به برخی از دستورالعمل‌های مربوط به زمان تصمیم گیری، چیزهایی که باید در نظر بگیرید و چگونگی انجام کار بهتر می‌پردازیم.

چه زمانی شروع کنید به دنبال یک محل برگزاری باشید:

هرچه زودتر، بهتر. هنگامی که درک درستی از 3 موارد زیر دارید، می‌توانید جستجو خود را برای محل برگزاری شروع کنید: بودجه، اندازه برآورد شده رویداد و نیاز فضا.

محل برگزاری را حداقل از 4 تا 6 ماه قبل رزرو کنید تا زمان کافی برای برنامه‌ریزی چیزهای مهم دیگر مانند غذا، بروشورهای رویداد، وب‌سایت‌ها داشته باشید.

 

 

هنگام جستجو برای محل برگزاری چه چیزهایی را باید در نظر بگیرید:

 

          1.مکان

احتمالا این را از قبل در نظر داشتید. برای یک رویداد محلی، شما ممکن است به دنبال یک مکان در فاصله معقول از خانه‌های شرکت کنندگان و یا محل کار آن‌ها باشید. اگر تعداد زیادی از شرکت‌کنندگان از خارج از شهر سفر می‌کنند، یک محل در نزدیکی فرودگاه یا هتل‌های آنها مفید خواهد بود. در هر صورت، فراموش نکنید که گزینه‌های ترافیک، حمل و نقل و پارکینگ را در نظر بگیرید.

دوست دارید احتمال دیر آمدن شرکت‌کنندگان خود را کم کنید؟ برای آن‌ها یک نرم افزار موبایل رویداد تهیه کنید، که این روزها به یک استاندارد تبدیل شده است. به همراه نقشه‌های GPS، مسیرهای رانندگی و اطلاعات پارکینگ، شرکت‌کنندگان احساس راحتی خواهند کرد. اگر محل برگزاری در یک محوطه بزرگ یا مؤسسه باشد، نقشه‌هایی با پین کمک زیادی می‌کنند. برای رویدادها با نمایشگاه‌ها، پوسترها یا جلسات موازی، نقشه‌های کاربردی داخلی به شرکت کنندگان کمک می‌کند مسیر را به‌راحتی بیابند.

 

          2.پارکینگ

آیا در محل برگزاری پارکینگ یا پارکبان وجود دارد؟ یک محل برگزاری با پارکینگ واقعا رویایی است. اگر پارکینگی وجود ندارد، آیا پارکینگ‌های دیگری در آن نزدیکی وجود دارد که شرکت کنندگان بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند و از آن استفاده کنند؟ اگر پارکینگی وجود نداشته باشد، نترسید شما به‌طور کامل شانس خود را از دست نداده‌اید بلکه می‌توانید از چند جایگزین استفاده کنید:

شما می‌توانید پارکینگ‌های نزدیک را برای شرکت کنندگان خود رزرو کنید که می‌تواند شامل هزینه‌های مربوط به قیمت بلیط باشد و یا شرکت‌کنندگان هنگام پارک کردن پرداخت کنند.

نگاهی به تخفیف‌های سرویس‌دهی برای رویدادها بیاندازید. شما می توانید با آنها مذاکره کنید تا این کار را انجام دهید و کد تبلیغاتی را برای شرکت‌کنندگان خود بفرستید.

راهی را برای شرکت‌کنندگان فراهم کنید تا بتوانند با یکدیگر از یک وسیله نقلیه استفاده کنند. این همچنین فرصتی برای برقراری ارتباط آن‌ها با یکدیگر خواهد بود. یک نرم‌افزار رویداد به همراه ویژگی چت گروهی می‌تواند به این موضوع کمک بزرگی بکند.

شما می توانید پارکبان برای این رویداد ارائه دهید، حتی اگر محل برگزاری نداشته باشد. ارائه یک پارکبان ممکن است ضروری باشد اگر این رویداد یک رویداد بزرگ و مجلل باشد.

 

 

         3.ظرفیت

ظرفیت چیست؟ به دلایلی باید از ظرفیت محل برگزاری باخبر باشید. اول، 500 نفر (اگر اندازه رویداد شما این تعداد تخمین زده شده است) نمی‌توانند در یک اتاق با ظرفیت 250 نفری قرار بگیرند. و دوم، کدهای آتش‌سوزی و ایمنی وجود دارد که محل برگزاری باید از آن پیروی کند.

 

         4.خدمات و امکانات 

آیا محل برگزاری آشپزخانه دارد و آیا می‌تواند غذا برای رویداد شما فراهم کند؟ اگر چنین است، اغلب محل برگزاری از هزینه تسهیلات اجتناب می‌کند و فقط هزینه پرداختی همراه با هزینه غذا برای هر شرکت‌کننده را پرداخت می‌کند. مکان‌های بدون امکانات آشپزخانه ممکن است با یک ارائه‌دهنده غذا مشارکت داشته باشند که شما از آن استفاده کنید. شما باید غذا را پیش از رویداد بررسی کنید. اگر به اندازه کافی خوب نیست، می‌تواند تاثیر منفی بر تجربیات شرکت‌کنندگان شما ایجاد کند. بنابراین، یا با یک محل برگزاری که غذای آن عالی است پیش بروید و یا جایی که به شما اجازه می‌دهد از بیرون غذا سرو کنید.

آیا محل برگزاری شما دارای میز وصندلی می‌باشد؟ اگر محل برگزاری دارای این موارد باشد، می توانید با استفاده از آنچه که دارند، مقدار زیادی پول و زمان صرفه‌جویی کنید، البته با در نظر گرفتن این‌که مطابق با موضوع و محیط شما باشد.

آیا خدمه راه‌اندازی/تمیز کاری دارد؟ اگر محل برگزاری پیدا کردید که خودش دارای خدمه بود، شادی کنید!  اگر این خدمات در دسترس نیست، باید تیم خود را ایجاد کنید.

          5.چیدمان

اگرچه در اوایل فرایند برنامه‌ریزی رویداد، شما محل برگزاری را پیدا می‌کنید، اما هنوز باید بدانید رویداد شما چه نوع فعالیت‌هایی را شامل می‌شود، تا امکانات مورد نیاز و نیازهای تیم خود و شرکت‌کنندگان را آماده کنید.

درحالیکه انتخابات خود را محدود می‌کنید، قسمت‌های مختلف محل برگزاری را طراحی کنید، موارد مورد علاقه خود را بررسی و اجرا کنید. نکات مهم مثل محل قرارگیری پریزهای برق، محل قرارگیری تجهیزات یا اینکه کجا می توانند قرار بگیرند را یادداشت کنید.

چیدمان و طرح سالن تا حد زیادی بر وجه رویداد شما تاثیر می‌گذارد.

           6.محدوده

توجه ویژه به دکور موجود در داخل محل برگزاری داشته باشید. معماری چه نوع معماری است و شرایط داخل ساختمان به چه صورت است؟ اگر شما در حال برگزاری جشن هستید، به احتمال زیاد به محل‌های اقامت مختلف نیاز دارید تا به نمایشگاه. هر چه محیط کمتر با  نظر شما (شکوه، مدرن بودن سالن و غیره) مطابقت داشته باشد، تزئینات بیشتری باید انجام دهید تا بتوانید از آن استفاده کنید.

          7.بیمه

بعضی از سالن‌ها اگر بیمه نداشته باشید، حتی با شما کار نمی‌کنند. بسیاری از سالن‌ها مبلغی به عنوان بیمه برای رویداد دریافت می‌کنند. شما می‌توانید مسئولیت این کار را به نماینده بیمه خود بسپارید. یادداشت این گزینه و در نظر گرفتن آن در لیست شما می‌تواند ایده خوبی باشد.

 

 

         8.قابلیت دسترسی

قابلیت دسترسی منسوب به این است که همه افراد، مخصوصا کسانی که نیازهای خاص دارند، می‌توانند به ساختمان و امکانات رفاهی دسترسی داشته باشند یا خیر. قبل از اینکه بتوانید به این سوال پاسخ دهید، باید بدانید که چه کسانی حضور دارند و نیازهای آنها چیست.

شما احتمالا می‌دانید که در سالن بچه‌ها هم حضور دارند یا خیر، اما ممکن نیست بدانید که افرادی با نیازهای خاص دیگر هم وجود خواهند داشت. در این وضعیت، بررسی رویدادهای اخیر که توسط سازمان شما میزبانی شده است، ممکن است شما را از این موضوع مطلع کند.

 

        9.آکوستیک

آیا تا به حال در یک رویداد شرکت کرده‌اید که صدا خیلی بلند بوده و شنیدن صدای دیگران دشوار بوده است؟ و باعث شده که شنوایی شما تحت فشار قرار گیرد؟ این ناشی از آکوستیک ضعیف است. آکوستیک فقط یک کلمه فانتزی است برای اینکه صدا چگونه در سالن می‌پیچد. یک سقف کوتاه، ممکن است محل برگزاری را خوب نشون دهد، اما در صورت بسته بودن آن، صدا را بلندتر خواهد کرد. به جای آن، یک مکان بزرگ به سبک انبارها منجر به انعکاس و یا اصطلاحی که معماران به عنوان «طنین» نام می‌برند می‌شود.

        10.هزینه و انعطاف‌پذیری در تاریخ رویداد

انعطاف‌پذیری در تاریخ رویداد می‌تواند یک راه عالی برای مذاکره با سالن‌ها باشد. آن‌ها ممکن است تاریخ‌های خالی در تقویم خود داشته باشند که می‌خواهند آنها را پر کنند. با ارائه 2 3 گزینه تاریخ، احتمال بیشتری برای تخفیف وجود دارد.

چگونه به‌دنبال یک سالن بگردید:

پیدا کردن محل مناسب برای رویداد شما می‌تواند خیلی از زمان شما را بگیرد. خوشبختانه چندین میانبر وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا در زمان صرفه‌جویی کنید:

• با مجتمع‌های محلی و دفاتر منطقه تماس بگیرید تا در مورد سالن‌هایی که به بهترین وجه، نیاز شما را برآورده می کنند باخبر شوید.
• در وب‌سایت‌های رویداد، رویدادهای محلی مشابه به رویداد خود را پیدا کنید و ببینید آن‌ها کجا برگزار شده‌اند.
• از سامانه‌های مختلف مدیریت رویداد مثل سامانه مدیریت سیمرغ برای برگزاری هرچه بهتر رویداد خود استفاده کنید.

همانطور که می‌بینید، هنگام انتخاب محل برگزاری رویداد، باید به موارد بسیار زیادی توجه داشته باشید. با این حال، اگر شما در هنگام انجام تحقیقات خود به موارد فوق توجه داشته باشید، مکان مناسبی برای رویداد خود پیدا خواهید کرد.

پس از مشخص کردن تاریخ رویداد و محل برگزاری، اکنون زمان برای ایجاد وب سایت‌ها و برنامه‌های رویداد، تبلیغ رویداد، فروش بلیط و شروع به جذب شرکت‌کنندگان است. آیا می خواهید ببینید که چگونه می توانید شرکت کنندگان خود را شاد کنید درحالیکه در وقت خود صرفه‌جویی می‌کنید و خود را از انجام کارهای خسته کننده مدیریت رویداد رها می‌کنید؟ ببینید سامانه مدیریت سیمرغ چگونه می‌تواند به شما کمک کند.