10 مرحله برای شروع برنامه‌ریزی رویداد:

        1.ایجاد اهداف

اولین قدم، ایجاد اهداف ملموس است. (برای مثال چرا این رویداد را سازماندهی می‌کنید و به منظور کسب چه چیزی؟)

        2.سازماندهی تیم

هر رویدادی به یک تلاش هماهنگ گروهی، برای رسیدگی به تمام جزئیات نیازمند است. شناسایی یکی از مدیران کلیدی رویداد را در نظر بگیرید و یا صندلی رویداد و همچنین صندلی‌های فردی برای کمیته‌های زیر، از جمله:

مدیریت محل برگزاری؛

سخنرانان؛

سرگرمی؛

تبلیغات؛

حامیان مالی؛

مدیریت داوطلبانه

 

 

        3.یک تاریخ را مشخص کنید

ممکن است تاریخ برای یک رویداد مجددا تنظیم شود، اما اگر این یک رویداد جدید می‌باشد قبل از اینکه از انتخاب تاریخ خود مطمئن شوید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

به اندازه کافی به خود زمان اختصاص دهید، در حالت ایده‌آل شما باید 4-6 ماه برنامه‌ریزی کنید (بسته به ماهیت رویداد خود)

از تعطیلات قانونی و مذهبی مطلع شوید

از دوره‌های تعطیلات تحصیلی اجتناب کنید (به عنوان مثال، تعطیلات بهار و تابستان)

چک کردن تاریخ با شرکت‌کنندگان اصلی، مثلا سخنرانان، مهمانان ویژه و ...

        4.رویداد خود را برندسازی کنید

اگر می خواهید رویداد خود را برجسته کنید، باید موضوعی به‌جا و قانع کننده انتخاب کنید که شما را از رقیبانتان جدا سازد. این به این معنی است که شما باید یک موضوع کلی پویا داشته باشید و از آنجا که می‌تواند نقطه اصلی توجه، به‌ویژه در رسانه‌های آنلاین باشد باید به نام واقعی آن دقت کنید.

نام‌های طغیانگر: زمانی که نام رویداد را به طغیان کشیدید، فکر کنید:

رویداد شما چگونه از رویدادهای دیگر متفاوت است؟

شما امیدوار هستید که از طریق این رویداد چه چیزی را منتقل کنید؟

یک شعار ایجاد کنید: هنگامی که نام خود را معرفی می‌کنید، سعی کنید یک شعار نیز ایجاد کنید، یک شعار کوتاه و به یاد‌ماندنی که این رویداد را توصیف می‌کند.

طراحی لوگو: مرحله نهایی، داشتن آرم ایجاد شده برای نشان دادن رویداد شما خواهد بود. لوگو می‌تواند یک ابزار تبلیغاتی موثر باشد و موجب تشخیص فوری رویداد شما در تمام آگهی‌های تبلیغاتی باشد.

 

 

        5.یک طرح جامع ایجاد کنید:

این طرح باید تمام جنبه‌های رویداد را شامل شود، از جمله:

محل برگزاری، مدیریت تدارکات و پذیرایی (قراردادها، مجوز، بیمه و غیره)

سخنرانان  (شناسایی، تأیید، تدارکات و مدیریت)

فعالیت / سرگرمی

تبلیغات / ترویج (آنلاین و آفلاین، به عنوان مثال: صفحه وب و تبلیغ آنلاین؛ تقویم رویدادها؛ برنامه‌های چاپی؛ روابط رسانه‌ای؛ نشانه‌ها؛ رسانه‌های اجتماعی و غیره)

ثبت نام (ثبت نام آنلاین، پرداخت و ردیابی، ورود به سایت و غیره)

حامی / شریک

مدیریت داوطلب

        6.فرآیندهای اداری را تعیین کنید

به عبارت دیگر، چگونه می‌خواهید به پیگیری برنامه‌ریزی، ثبت نام، بودجه، لیست مهمانان و سخنرانان و غیره بپردازید؟

اگر شما مشتری سامانه یکپارچه مدیریت رویداد هستید، می‌توانید به سرعت و به آسانی یک رویداد ایجاد کنید و ثبت نام خود را از طریق سیستم مدیریت رویداد آنلاین ما مدیریت کنید.

اگر وب‌سایت یا پایگاه داده عضویت شما توسط سامانه یکپارچه مدیریت رویداد تهیه نشود، ممکن است بخواهید تعیین کنید که چگونه همه اطلاعات رویداد خود را سازماندهی و پیگیری کنید. شما می‌توانید ابزار نرم‌افزار مدیریت رویداد را از طریق یک دایرکتوری بررسی کنید.

        7.شناسایی و ایجاد مشارکت و حامیان

آیا سازمان‌هایی وجود دارند که شما بتوانید برای حمایت از مالیات یا تامین مالی هزینه‌ها و افزایش مشارکت بالقوه شرکت کنید؟ هنگامی که افراد و گروه‌های دیگر را در رویداد خود درگیر می‌کنید، آنها در کمک به گسترش کلمه و ایجاد رویداد موفقیت آمیز هستند.

ممکن است بخواهید این موارد را در نظر بگیرید:

به‌دنبال شرکت‌های حامی برای سرمایه‌گذاری بخشی از رویداد باشید. این می تواند شامل سازمان‌های ملی باشد که از مراسمی حمایت می‌کنند و یا شرکت‌های محلی که سروس‌هایی نظیر گل، هدیه و... را ارائه می‌دهند.

        8.ایجاد یک طرح تبلیغاتی

حتی با بهترین سخنرانان و سرگرمی‌ها، برای جذب مخاطب شما نیاز به تبلیغات دارید. ارتقاء رویداد با اطلاع اولیه یا در صفحه وب‌سایت شما آغاز می‌شود.

        9.ایجاد بودجه

بودجه شما باید برآوردهای مربوط به کلیه اقلام کلیدی شناسایی شده در برنامه اصلی رویداد را شامل شود. فراموش نکنید که هزینه‌های سفر یا اقامت برای سخنرانان و... را شامل کنید.

        10.تعیین فرایند ارزیابی

چگونه می‌توانید بگویید رویداد شما موفقیت‌آمیز بوده است؟ آیا موفقیت را از تعداد ثبت‌نام‌کنندگان یا شرکت‌کنندگان اندازه‌گیری می‌کنید و یا وابسته به شکستن یا افزایش میزان هدف در کمک‌های مالی هستید؟

هنگامی که اهداف اولیه رویداد خود را تعیین می‌کنید، همچنین باید در نظر بگیرید که چگونه رویداد را برای تعیین موفقیت خود ارزیابی می‌کنید.