فرآیند برنامه‌ریزی رویداد: تعریف اهداف شما و یادگیری موفقیت

فرآیند برنامه‌ریزی رویداد: تعریف اهداف شما و یادگیری موفقیت

 

 

 

 

 

 

 

چرا برنامه‌ریزان نمی‌توانند یک استراتژی پیش از رویداد را تعریف کنند؟

 

نگهبانان رویداد (مشتریان) و انجام‌دهندگان (برنامه‌ریزان)‌، الان وقت این است که با واقعیت روبرو شوید. شما چه درون یک سازمان باشید، چه مستقل و یا بخشی از یک سازمان رویداد، می‌دانید بخش مهمی از فرآیند برنامه‌ریزی رویداد تعیین استراتژی رویداد شما با تعریف «چرا؟» از این رویداد در اسرع وقت است. به این ترتیب شما می‌دانید که آیا رویداد شما به وعده داده شده عمل کرده است یا خیر.

پس چرا مشتری‌ها و برنامه‌ریزان همیشه این مرحله حیاتی را انجام نمی‌دهند؟ پاسخ اینجاست... برنامه‌ریزان و مشتریان به طور یکسان اغلب از چالش تعیین استدلال‌های روشن و تعریف شده می‌گذرند که زودتر به روند برنامه‌ریزی برسند. به همین دلیل است که:

کار آسانی نیست، این می‌تواند بسیار وقت‌گیر باشد تا همه افراد درگیر شوند تا به توافق برسند.

اغلب، ما فرض می‌کنیم که همه از پاسخ‌ها باخبرند. هنگامی که تیم شما در چهار جهت متفاوت قرار می‌گیرد، در رویداد نهایی مشخص می‌شود.

ما مطمئن نیستیم که چه سوالاتی را بپرسیم و پاسخی هم برای سوالات در مورد اهداف رویداد خود نداریم.

بسیاری از برنامه‌ریزان فکر نمی‌کنند این مرحله ضروری است. آنها می‌خواهند همه‌چیز را هرچه سریع‌تر انجام دهند.

 

 

شش عامل که می‌تواند به شما در تعیین اهدافتان کمک کند

من اینجا هستم که با شما به اشتراک بگذارم که زمانی که یک چارچوب، کاری داشته باشید که نتیجه‌بخش باشد، آنقدر سخت یا وقت‌گیر نیست. برنامه‌ریزان، توجه داشته باشید ممکن است تعریف شما از موفقیت با مشتریانتان متفاوت باشد، پس مطمئن شوید با پرسش از آنها، تعریف آنها هم می‌دانید. مشتریان سوالات برنامه‌ریزان را می‌پذیرند. به این صورت می توانید به اهداف صحیح برسید و استراتژی رویداد خود را اجرا کنید.

علاوه بر تأمین یک نتیجه موفق و به‌موقع و استفاده مناسب از وقت هر فرد، منفعت دیگر این است که یک برنامه‌ریز را از یک مدیر ساده به یک مشاور قابل اعتماد تبدیل می‌کند، که این ارتباط بسیار ارزشمندی برای مشتریان و برنامه‌ریزان است.

یک رویداد به همان اندازه موفقیت‌آمیز است که اهداف آن به وضوح مشخص شده است. اهداف رویداد با ارزیابی موارد زیر تعریف می‌شود:

چرا این رویداد اتفاق می‌افتد؟ هدف این رویداد چیست؟

این رویداد چه کسی خواهد بود؟ مخاطب هدف کیست؟ ذی‌نفعان چه کسانی هستند؟ این کمی مشکل است زیرا اکثر رویدادها باید به طور همزمان به شرکت‌کنندگان خود، حامیان، نام تجاری و کسانی که در این رویداد سرمایه‌گذاری کرده‌اند، خدمت کنند. همچنین جامعه‌ای که به‌طور آنلاین وارد می‌شوند را نباید فراموش کرد.

موفقیت چگونه سنجیده می‌شود؟ موفقیت چه شکلی می‌باشد؟ امکان موفقیت چگونه است؟

اهداف نام تجاری شما چگونه به این رویداد برمی‌گردد؟

 شما می‌خواهید مخاطبتان چه اقدامی انجام دهد؟ آیا شما می‌خواهید آنها به اهدای پول بپردازند؟ محصولات آینده شما را خریداری کنند؟ یا آنها را به رویداد آینده‌تان بازگردانید؟

بودجه  یا محدوده بودجه شما چقدر است؟ بودجه رویدادهای شما اهداف شما را تغییر نخواهد داد، اما تعیین خواهد کرد که آیا آنها به طور موثر اجرا می‌شوند یا خیر.

در‌حالی‌که موارد بالا ممکن است به نظر آشکار باشند، فراموش کردن استراتژی برای مشتری و برنامه‌ریز، آسان است، خصوصا زمانی‌که تاریخ رویداد در حال ظهور است و فشار برای تحویل وجود دارد. و صادقانه، گاهی اوقات ساده‌تر است که به جای نگاه کردن به استراتژی کلی رویداد به طور دقیق به جزئیات بپردازیم.